Mitarbeiterbefragung sinnvoll strukturieren

Eine Mitarbeiterbefragung bringt nur dann gute, d.h. verlässliche und im späteren Verlauf verwertbare Ergebnisse, wenn sie strukturiert vorbereitet und durchgeführt wird. Schon kleine Fehler in der Organisation können das Vorhaben in ein schlechtes Licht rücken und mit einem Vertrauensverlust der Mitarbeiter quittiert werden.

Wir empfehlen daher, Ihre Befragung in den folgenden Schritten zu strukturieren:

Grundsätzliche Fragestellung

Bevor Sie die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung erwägen, sollten Sie zwei Fragen mit JA beantworten.  Dies sind:

• Ist die Unternehmensleitung bereit, jegliches Ergebnis der Befragung zu akzeptieren und gegenüber den Beschäftigten vorbehaltlos zu kommunizieren?
• Besteht auf Seiten der Unternehmensleitung die Bereitschaft, Maßnahmen, die aus den Befragungsergebnissen abgeleitet werden, in die Wege zu leiten und deren erfolgreiche Umsetzung bestmöglich zu fördern sowie mit allen ihr zur Verfügung stehenden Mitteln zu unterstützen?

Im Falle eines zweifachen JA steht der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung nichts mehr im Wege.

Definition der grundlegenden Parameter

Der erste Schritt der Befragung besteht in der Definition der grundlegenden Parameter. Dies sind:

• Was ist Ziel / sind Ziele der Befragung?
• Wer soll befragt werden?
• Wann soll die Befragung durchgeführt werden?
• Welche Aspekte sind Gegenstand der Befragung?
• Wer ist generell verantwortlich für die Durchführung der Befragung (Projektgruppe gründen, hauptverantwortlichen Ansprechpartner benennen)?

Erstellen des Fragebogens

Herzstück der Befragung ist selbstverständlich der Fragebogen. Dessen Ausgestaltung ist abhängig von den der Befragung zugrunde liegenden Zielen, der Zielgruppe und der Art der Befragung. Die Fragebogengestaltung bezieht sich dabei nicht nur auf den Fragenkatalog, sondern auch auf die Antwortoptionen. Darüber hinaus fließen hier weitere Faktoren ein.

Wesentliche Aspekte in diesem Schritt sind:

• Wie allgemein bzw. spezifisch sollen Fragen gestellt werden?
• Wie können die Mitarbeiter gefordert werden und wann / wodurch werden sie möglichenfalls überfordert?
• Soll der Fragebogen für einzelne Bereiche durch Zusatzfragen / einen Zusatzfragebogen ergänzt werden?
• Wie sind die Antwortoptionen zu gestalten (offene oder geschlossene Fragen, gerade oder ungerade Anzahl von Antwortmöglichkeiten, freie oder vorgegebene Skalen etc.)
• In welchem Umfang werden sozio-demografische Daten erhoben und wo werden sie platziert (zu Beginn oder am Ende des Fragebogens)?
• Wird die Befragung online oder offline durchgeführt? Ist eine Kombination beider Formen sinnvoll?

Vorbereitung der Befragung

Je besser die Befragung vorbereitet ist, umso größer ist das Vertrauen der Mitarbeiter in das Vorhaben.

Kernelement der Vorbereitung ist eine umfangreiche und verständliche Kommunikation. Hierzu gehört nicht nur, dass die Befragung angekündigt wird, sondern auch - und ganz wesentlich - die Information der Beschäftigten über die Intention der Befragung und die ihr folgenden Maßnahmen. Darüber hinaus muss dem Faktor Datenschutz besondere Beachtung zukommen.

Die Kommunikation kann über Briefe, Aushänge und Informationsveranstaltungen erfolgen. Außerdem sollten Mitglieder der Projektgruppe den Beschäftigten für Einzelfragen Rede und Antwort stehen.

Die Vorbereitung der Befragung umfasst aber auch die Organisation von Räumen, Material, Manpower, ggfs. die Programmierung bei Onlinebefragung und den zeitlichen Aspekt (z.B. Vereinbarkeit mit Arbeitszeiten etc.).

Durchführung der Mitarbeiterbefragung

Die Aussagekraft der Befragungsergebnisse hängt wesentlich auch von der Beteiligungs-/Rücklaufquote ab. Der Rücklauf kann z.B. dann positiv beeinflusst werden, wenn die Mitarbeiter zum Ausfüllen des Fragebogens freigestellt werden, den Fragebogen in Gruppen ausfüllen und während des Ausfüllens die Möglichkeit haben, Verständnisfragen einem kompetenten Ansprechpartner zu stellen. Selbstverständlich muss aber auch unter diesen Rahmenbedingungen die Freiwilligkeit zur Teilnahme an der Befragung gewährleistet sein.

Die Befragung kann aber auch postalisch erfolgen. In diesem Fall können z.B. Sammelstellen eingerichtet oder die Befragungsunterlagen um einen frankierten Rückumschlag ergänzt werden.

Auswertung der Ergebnisse

Wesentlich für das Vertrauen der Mitarbeiter in die Befragung und ihren Erfolg ist, dass zumindest die Auswertung, sinnvollerweise aber das Gesamtprojekt von neutraler und externer Seite unterstützt und begleitet wird.

Durch geschicktes Verknüpfen der einzelnen Befragungsaspekte im Rahmen der Auswertung können meist sehr prägnante und interessante Ergebnisse erzielt werden. In dieser Hinsicht ist die Aussagekraft der Ergebnisse wesentlich von den Fähigkeiten des Analysten und dessen Erfahrung abhängig.

Regelmäßig durchgeführte Befragungen erlauben zudem die Ermittlung von Trends unter der Voraussetzung der Stabilität der Rahmenbedingungen. 

Zum Zwecke einer verständlichen Kommunikation der Ergebnisse gegenüber der Unternehmensleitung, der Projektgruppe und den Beschäftigten sollten die Daten überwiegend grafisch aufbereitet werden.

Befragungsergebnis kommunizieren

Die Information der Mitarbeiter über das Befragungsergebnis ist ein Muss. Unterbleibt dies oder werden Teilergebnisse erkennbar nicht kommuniziert, hat dies mit sehr großer Wahrscheinlichkeit eine hohe demotivierende Wirkung auf die Beschäftigten und wird mit einem Vertrauensentzug in zukünftige Befragungen oder vergleichbare Maßnahmen quittiert.

Die Information kann im Rahmen von Mitarbeiterversammlungen oder Abteilungsbesprechungen erfolgen. Darüber hinaus ist zu empfehlen, den Beschäftigten einen Ergebnisbericht (möglichenfalls in Kurzfassung) zur Verfügung zu stellen.

Maßnahmen ableiten und umsetzen

Aus so gut wie jeder Mitarbeiterbefragung lassen sich Maßnahmen ableiten. Geschieht dies nicht, wird auch hier das Unterlassen mit einem Vertrauensverlust der Beschäftigten quittiert.